Dataskyddsbeskrivning

1. Personuppgiftsansvarig

Fourton Oy (2722772-3)
Besöksadress: Tapiotorget 1, Hagalunds Centraltorn 13 vån., 02100 Esbo
Postadress: PB 111, 02101 Esbo
09-4393 780, backoffice@fourton.fi

2. Kontaktperson i registerärenden

Fourton Oy/ Anu Enroth, administrationsansvarig
PB 111, 02101 Esbo 09 4393 7815

3. Registrets namn

Fourton Oy:s kundregister.

4. Ändamålet för behandlingen av personuppgifter

Det huvudsakliga syftet med behandlingen av personuppgifter är att samla in, behandla och verifiera personuppgifter för att uppfylla och efterfölja det som fastställs i lagar, bestämmelser och myndighetsbeslut. Syftet med insamling och behandling av personuppgifter är att identifiera kunden och få kundkännedom för kundregistret i enlighet med lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism (444/2017), lagen om placeringsfonder (48/1999), lagen om investeringtjänster (747/2012), för marknadsföring och kundkommunikation, skötsel av kundrelationer, hantering av kontaktuppgifter, riskhantering samt skyldigheter i enlighet med lagstadgade myndighetsbestämmelser och föreskrifter.

5. Registrets innehåll

Kunder i placeringsfonder

Individualisering och kontaktuppgifter: Kund-ID, namn, adress, hemviststater, telefonnummer (faxnummer), e-post, födelseort, personbeteckning/FO-nummer, nationaliteter, beskattningsländer, skatteidentifieringsnummer, betjäningsspråk, uppgift om eventuellt ombud, juridisk form.

Uppgifter om skötsel av ärenden: Bank- och kontouppgifter, tecknings- och inlösenblanktter, blanketter med tilläggsuppgifter, uppgifter om identifikationsdokument, antalet fondandelar, fondandelarnas anskaffnings- och marknadsvärde, uppgifter om överlåtelse av andelsbevis, koder för sektor och näringsgren, uppgifter om kontakter med kunden samt uppgifternas ändringslogg, datum för kundrelationens början.

Uppgifter gällande kundidentifiering, kategorisering, lämplighetsbedömning som avses i lagar och myndighetsbestämmelser: Uppgifter om kundens ekonomiska ställning och medlens ursprung, faktiska förmånstagare, politisk aktivitet.

Telefonuppgifter: I dokumenteringen av uppdrag är Fourton Oy skyldig att spara telefonsamtal med kunden.

Kunder i förmögenhetsförvaltning

Identifiering och kontaktuppgifter: Namn, adress, hemviststater, telefonnummer (faxnummer), e-post, födelseort, personbeteckning/FO-nummer, nationaliteter, beskattningsländer, betjäningsspråk, uppgift om eventuellt ombud, juridisk form.

Uppgifter som rör skötsel av ärenden: Bank- och kontouppgifter, kontaktperson hos Fourton, uppgifter om förmögenhetsinvesteringar som agerar med full handlingsfrihet och omfattas av förmögenhetsförvaltningsavtalet, avtal, fullmakter, identifieringsdokumentuppgifter, uppgifter om uppdrag, evenemang och möten, datum för kundrelationens början

Uppgifter gällande identifiering, kategorisering, lämplighetsbedömning i enlighet med lagar och myndighetsbestämmelser: Uppgifter om placerare (erfarenhet av och kännedom om placeringar, riskplaceringsmål, risktolerans och riskprofil). Uppgifter om kundens ekonomiska ställning och förlustbäringskapacitet (utbildning, yrke, familjeförhållanden, reguljär penningtrafik, ursprung av likvida medel, medlens faktiska förmånstagare).

Telefonuppgifter: I dokumentationen av uppdrag är Fourton Oy skyldig att lagra kundsamtal.

6. Uppgifternas förvaringstid

Registrets uppgifter raderas när kundrelationen upphör till den del de inte längre behöver eller ska lagras på grund av lagstiftningen. Förvaringstiderna för uppgifterna varierar beroende på lagstiftningen. Till exempel är förvaringstiden för uppgifter som gäller penningtvätt, finansiering av terrorism och förhindrande av bedrägerier minst fem år efter att ett affärsförhållande upphört eller att en enstaka transaktion har genomförts. Bokföringsbestämmelser kan kräva att uppgifter förvaras i upp till tio år. Fourton har också rätt att lagra uppgifter i händelse av rättstvister.

7. Regelbundna informationskällor

Dokumentation som kunden lämnar (personligen, med fullmakt eller på grund av sin ställning), Befolkningsregistercentralen, Suomen Asiakastieto Oy och Företags- och organisationsdatasystemet (handelsregisteruppgifter).

8. Regelbundet utlämnande av uppgifter

Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter för att de ska kunna utöva sin rätt till information och även till samarbetspartners som är under myndigheternas översyn. I övrigt kan uppgifter lämnas ut endast med den registrerades samtycke eller fullmakt.

9. Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifterna förvaras inom EU- och EES-området. Uppgifter kan endast överföras till länder utanför EU endast enligt de förutsättningar som fastställs i personuppgiftslagen. Om uppgifter överförs utanför EU eller EES, säkerställer Fourton adekvat skyddsnivå på det sätt som förutsätts i lagstiftningen.

10. Principer för registrets skydd

Manuellt material:
– Materialet förvaras i ett låst utrymme, med begränsad åtkomst.
– Sekretessbelagda uppgifter.

Elektroniska kunduppgifter:
– Sekretessbelagda uppgifter.
– Uppgifterna förvaras i låsta utrymmen.
– Lämplig dataskyddspraxis, skyddad med brandmur och lösenord.
– Åtkomsten till uppgifterna är begränsad genom användarbehörighet och användarrättigheter. Uppgifterna kan inom den omfattning som avses i dataskyddbeskrivningen överföras till en backupserver upprätthållen av Oy Andreas Ehnberg Consulting Ab som efterföljer adekvata krypterings- och dataskyddslösningar i Finland.

11. Rätt till information

Den registrerade har enligt personuppgiftslagen rätt att kontrollera uppgifterna i registret. Tillgången till vissa uppgifter är dock begränsad beroende bland annat på förhindrande och utredning av brott. En begäran om information om uppgifterna ska göras skriftligen, med en undertecknad blankett eller personligen hos den personuppgiftsansvarige. Kontaktuppgifter finns i punkt 2. I en begäran om information anges namn, personbeteckning, postadress och telefonnummer. En begäran om information besvaras senast inom 30 dagar och skickas till kunden till den adress som fastställs via befolkningsdatasystemet.

12. Rätt till rättelse av uppgift

I enlighet med personuppgiftslagen har den registrerade rätt att uppdatera och ändra sina uppgifter och kan göra det genom att kontakta en representant för den registeransvarige, i samband med distansidentifiering per telefon eller skriftligen med en undertecknad begäran. Kontaktuppgifter finns i punkt 2.

Den registrerade ansvarar för att ändringar som rör kontaktuppgifterna och identifikationsuppgifterna meddelas till den registeransvarige. Uppgifterna kontrolleras och uppdateras i samband med kundmöten och uppdrag för kunden.

13. Rätt att begära radering av uppgifter

På grund av finanslagstiftningen är Fourton ofta skyldig att förvara personuppgifter under kundrelationen och efter att den upphör. På grund av detta skäl avslår Fourton principiellt en begäran om radering. En begäran om radering av uppgifter kan göras om man invänder mot behandlingen av uppgifterna för direktmarknadsföringssyften eller om behandlingen strider mot lag. Kontaktuppgifter finns i punkt 2.

14. Övriga rättigheter gällande behandlingen av personuppgifter

Den registrerade kan ge sitt samtycke till direktmarknadsföring via e-post. Den registrerade har rätt att förbjuda postadressriktad direktmarknadsföring. Tillåtelse eller förbud mot marknadsföring kan antingen ges elektroniskt, per telefon eller under kontakter med kundtjänsten eller i samband med en kundtjänsttransaktion. Den registrerade får dock alltid den kundkommunikation som behövs för att att sköta kundrelationen och producera tjänsterna.

15. Överföring av uppgifter

Överföring av uppgifter maskinellt gäller endast personuppgifter som enbart har behandlats automatiskt och enligt samtycke eller för att genomföra avtalet. I regel behandlar Fourton inte personuppgifter automatiskt, och kan därför inte skicka personuppgifter i maskinläsbart format.

16. Klagomål till myndighet

Den registrerade har rätt att inge klagomål till dataskyddsombudets kontor, om hen anser att Fourton har gjort intrång mot de rättigheter som hen har i enlighet med dataskyddsförordningen.

Kakor

Vi använder kakor (cookies) på våra webbsidor. Kakorna är små textfiler som lagras i användarens dator vid besök på en webbsida och som gör det möjligt för webbsidornas operatör att identifiera besökare som använder sidorna ofta. På Fourton Oy:s webbsidor används kakorna för att genomföra tjänsterna och för ökad användarvänlighet och effektivitet samt för utveckling av webbsidorna. När du använder Fourton Oy:s webbsidor accepterar du användningen av kakor.

Funktionen för kakor kan stängas av via säkerhetsinställningarna i datorn. Det kan dock vara bra att komma ihåg att kakorna kan behövas för funktionen av vissa av våra sidor och de tjänster som vi erbjuder. Fourton kan därför inte garantera att alla tjänster fungerar om man har valt att inte acceptera kakor i säkerhetsinställningarna.

Kontakta oss så berättar vi mer om våra fondplaceringslösningar.