Asiakasrekisteri
Yleistä
Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu, mitä henkilötietoja Fourton Oy kerää, miten niitä käsitellään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaselosteesta ilmenee myös tiedot niistä velvoitteista, joita Fourton Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. Henkilötietojen suojaamiseen on kiinnitetty erityistä huomiota ja tietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä koskevia tietoja, joista henkilö on tietosuojalainsäädännön määrittelyn mukaan tunnistettavissa suoraan tai epäsuorasti.
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin yhtiön rahastoihin, omaisuudenhoitopalveluun, yhtiön verkkosivuihin sekä yhtiön järjestämiin tapahtumiin ja markkinointiin.
1. Rekisterin pitäjä
Fourton Oy (3141731-9)
Käyntiosoite: Itälahdenkatu 15-17, 2 krs., 00210 Helsinki
Postiosoite: Itälahdenkatu 15-17 PL 2, 00210 Helsinki
09-4393 780, backoffice@fourton.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Fourton Oy/ Anu Enroth, toimitusjohtaja
Itälahdenkatu 15-17 2.krs, 00210 Helsinki 09- 4393 7812
3. Rekisterin nimi
Fourton Oy:n asiakasrekisteri.
4. Henkilötietoryhmä
Fourtonin kanssa omaisuudenhoitosopimuksen tehneet asiakkaat sekä Fourtonin hallinnoimia rahastoja merkinneet asiakkaat tai asiakkuutta hakeneet tahot sekä näihin mahdollisesti liittyvät edustajat ja tosiasialliset edunsaajat.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rahastoasiakkaan ja sijoituspalveluasiakkaan suostumuksen perusteella asiakkuuden avaamiseksi ja sopimuksen perusteella sopimuksen täytäntöön panemiseksi, asiakkaan tunnistamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasyhteydenpitoon sekä asiakasraportointiin. Lisäksi asiakkaan henkilötietoja käsitellään lainsäädännön vaatimien velvoitteiden täyttämiseksi sekä Fourton Oy:n oikeutetun edun vuoksi oikeudellisten vaateiden esittämiseksi ja niiltä puolustautumiseksi.
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaista kerätään ainoastaan asiakkaan tai tämän edustajan antamia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Lisätietoa voidaan hankkia kohdassa 8. mainituista tietolähteistä. Fourton Oy:n puhelut voidaan tallentaa.
Rahastoasiakkaat
Tuntemis- ja yhteystiedot: Asiakastunnus, nimi, osoite, asuinvaltiot, kotivaltio, puhelinnumerot (faksinumero), sähköposti, syntymäpaikka, henkilötunnus/y-tunnus, kansalaisuudet, verotusmaat, verotunnukset, asiointikieli, tieto mahdollisesta edustajasta, edustajan yksilöinti- ja yhteystiedot, palvelun käyttötarkoitus, tieto siitä onko asiakas tai asiakkaan edustaja poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP), varallisuustiedot ja varojen alkuperä.
Yhteisöjen osalta kerätään lisäksi pääasiallinen toimiala, pääasiallisen toimipaikan osoite, juridinen muoto, tosiasialliset edunsaajat ja heidän yksilöintitietonsa, tiedot tunnistamistoimenpiteistä sekä tarvittaessa tieto tosiasiallisen edunsaajan toiminnasta sen laadusta ja laajuudesta sekä palvelun käyttötarkoitus, tieto siitä onko asiakas, asiakkaan edustaja tai tosiasiallisen edunsaaja poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP), taloudellinen asema ja varojen alkuperä.
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: Pankkiyhteys- ja tilitiedot, tunnistamisasiakirjatiedot, rahasto-osuuksien lukumäärä, osuuksien hankinta- ja markkina-arvo, sektori- ja toimialakoodit, yhteydenpitoa asiakkaan kanssa koskevat tiedot sekä tietojen muutosloki, asiakkuuden alkamisajankohta.
Puhelutiedot: Fourton Oy:llä on toimeksiantojen dokumentoimiseksi velvollisuus tallentaa asiakkaan kanssa käytävät puhelut.
Omaisuudenhoitoasiakkaat
Tuntemis- ja yhteystiedot: Nimi, osoite, asuinvaltiot, puhelinnumerot (faksinumero), sähköposti, syntymäpaikka, henkilötunnus/y-tunnus, LEI-tunnus, kansalaisuudet, verotusmaat, asiointikieli, tieto mahdollisesta edustajasta sekä edustajan yksilöinti- ja yhteystiedot ja palvelun käyttötarkoitus.
Yhteisöjen osalta kerätään lisäksi pääasiallinen toimiala, pääasiallisen toimipaikan osoite, juridinen muoto, tosiasialliset edunsaajat ja heidän yksilöintitietonsa, tiedot tunnistamistoimenpiteistä sekä tarvittaessa tieto tosiasiallisen edunsaajan toiminnasta sen laadusta ja laajuudesta sekä palvelun käyttötarkoitus, tieto siitä onko asiakas, asiakkaan edustaja tai tosiasiallisen edunsaaja poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP), taloudellinen asema ja varojen alkuperä.
Asiakkaan luokittelua ja soveltuvuusarviointia varten asiakkaan ja asiakkaan mahdollisen edustajan ammatti, tarvittaessa aiempi ammatti, koulutus, siviilisääty, perhesuhteet, työnantaja, työsuhde, sijoituskokemus ja -tietämys, sijoitustoiminnan tavoite, riskinsietokyky, sijoitushorisontti, kestävyysmieltymykset, tappionsietokyky, riskiprofiili, taloudellinen asema, varallisuutta ja varallisuuden alkuperää koskevat tiedot.
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: Pankkiyhteys- ja tilitiedot, yhteyshenkilö Fourtonissa, tiedot täyden valtakirjan omaisuudenhoitosopimuksen alaisesta omaisuudesta, sopimukset, valtakirjat, tunnistamisasiakirjatiedot, tiedot toimeksiannoista, tapahtumat ja tapaamiset, raportit, asiakasta koskevat sähköiset viestit ja asiakkuuden alkamisajankohta.
7. Tietojen säilyttämisaika
Rekisterin tietoja poistetaan, kun asiakkuus päättyy siltä osin kuin niitä lainsäädännöstä tai Fourtonin oikeutetusta edusta johtuen ei tarvitse tai saa säilyttää. Säilytettävien tietojen osalta säilytysajat vaihtelevat lainsäädännöstä riippuen. Esimerkiksi rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja petosten estämiseen liittyen säilytysaikavaatimus on vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen ja sijoituspalvelulain mukaan esim. asiakasta koskevia sähköisiä viestejä ja puheluita, jotka voivat johtaa liiketoimeen pitää säilyttää viiden vuoden ajan tallentamisesta ja Finanssivalvonnan pyynnöstä enintään seitsemän vuotta. Kirjanpitosäännökset voivat edellyttää tietojen säilyttämistä jopa kymmenen vuotta. Fourton on oikeutettu säilyttämään asiakasta, asiakkaan edustajaa ja tosiallisia edunsaajia koskevia tietoja 10 vuotta oikeutetun edun turvaamiseksi, kuten mahdollisia oikeuskäsittelyitä tai -vaateita varten.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteriin kuuluvat perustiedot kerätään asiakkaalta itseltään tai asiakkaan edustajalta ja asiakkaan tai asiakaan edustajan toimittamasta dokumentaatiosta. Tietoja voidaan kerätä myös Väestörekisterikeskuksesta, Suomen Asiakastieto Oy:stä ja Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (yhteisörekisteritiedot).
9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi, kuten myös viranomaisten valvonnan alaisille yhteistyökumppaneille tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi. Muilta osin tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella tai valtuutuksella.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja säilytetään EU:n ja ETA:n alueella. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n jäsenvaltioiden ulkopuolelle ainoastaan henkilötietolain sallimin perustein. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Fourton Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Fourton Oy käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Fourton Oy käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien turvallisten laitetilojen käyttö, palomuurit, salaustekniikat, asianmukainen kulunvalvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on lainsäädännön ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Yhteystiedot kohdassa 2. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen viimeistään 30 vrk kuluessa.
13. Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan tapaamalla rekisterinpitäjän edustajan, etätunnistamisen yhteydessä puhelimitse tai osoittamalla kirjallisen pyynnön rekisteriasioista vastaavalle henkilölle edellä mainitulla tavalla. Yhteystiedot kohdassa 2.
Rekisteröidyn vastuulla on ilmoittaa rekisterinpitäjälle muuttuneista yhteystiedoista ja yksilöintitiedoista Tietojen ajantasaisuus tarkistetaan tapaamisten ja toimeksiantojen yhteydessä.
14. Oikeus pyytää tietojen poistamista, käytön rajoittamista, vastustaa tietojen käsittelemistä ja tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista tai tietojen käytön rajoittamista, vastustaa tietojen käsittelyä ja tulla unohdetuksi, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Fourton Oy:llä on sääntelynmukainen velvollisuus säilyttää asiakastietoja asiakassuhteen ajan ja asiakassuhteen päätyttyä tietyn ajan. Tällä perusteella Fourton ei voi suostua tietojen poistamispyyntöön tai tietojen käytön rajoittamiseen tai asiakkaan pyyntöön tulla unohdetuksi. Fourton Oy korjaa, täydentää ja poistaa myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
15. Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi. Markkinointisuostumus tai -kielto on mahdollista antaa joko sähköisesti, puhelimitse, asiakaspalvelun tai muutoin asiakastapaamisen yhteydessä. Rekisteröity saa kuitenkin aina asiakassuhteen hoitamiselle ja palvelujen tuottamiselle välttämätöntä asiakasviestintää.
16. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Asiakkaan henkilötietoja ei käsitellä automaattisesti, minkä vuoksi asiakkaan pyyntöön tietojen siirtämiseksi ei ole mahdollista suostua.
17. Tietojen profilointi
Fourton Oy ei käytä tietoja automaattisen profilointiin tai päätöksentekoon.
18. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo henkilötietojaan käsitellyn voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, 029 566 6700.
Markkinointirekisteri
Fourton Oy (3141731-9)
Käyntiosoite: Itälahdenkatu 15-17, 2 krs., 00210 Helsinki
Postiosoite: Itälahdenkatu 15-17 PL 2, 00210 Helsinki
09-4393 780, backoffice@fourton.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Fourton Oy/ Anu Enroth, toimitusjohtaja
Itälahdenkatu 15-17 2.krs, 00210 Helsinki 09- 4393 7812
3. Rekisterin nimi
Fourton Oy:n markkinointirekisteri.
4. Henkilötietoryhmä
Fourtonin kanssa omaisuudenhoitosopimuksen tehneet asiakkaat, rahasto-osuudenomistajat ja potentiaaliset asiakkaat, joiden kanssa Fourtonilla ei ole asiakassuhdetta.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Fourtonin oikeutettuun etuun ja sen pääasiallinen tarkoitus on Fourtonin tuotteiden ja palveluiden markkinoiminen tahoille, joilla ei ole asiakassuhdetta Fourtonin kanssa sekä Fourtonin olemassa oleville asiakkaille. Markkinointitoimenpiteet voivat sisältää puhelimitse, sähköpostitse, kirjeitse tai henkilökohtaisesti tapahtuvaa myyntiä ja markkinointia. Markkinointirekisteriin kerätyt tiedot ovat ainoastaan Fourtonin omaan käyttöön, tietoja ei myydä ulkopuolisille tahoille eikä tietojen perusteella tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Yksityishenkilöille lähetetään markkinointia sähköpostitse ainoastaan suostumukseen perustuen. Markkinointiin annetun suostumuksen voi perua koska tahansa.
6. Rekisterin tietosisältö
Markkinointirekisteri voi sisältää yhteystietojen (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti) lisäksi esimerkiksi varallisuuteen, käytettyihin palveluntarjoajiin tai perhesuhteisiin liittyviä tietoja sekä lyhytaikaisesti muutakin tietoa, kuten esimerkiksi tietoa Fourtonin tilaisuuksiin/tapahtumiin osallistumisesta. Kaikki Fourton Oy:n puhelut voidaan tallentaa.
7. Tietojen säilyttämisaika
Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity ei ole peruuttanut suostumustaan henkilötietojen käyttämiseen tai vastustanut henkilötietojensa käyttöä tai pyytänyt poistamaan markkinointia varten antamiaan henkilötietoja lukuun ottamatta tilannetta, jossa potentiaaliselle asiakkaalle on lähetetty markkinointimateriaalia. Viimeksi mainitussa tapauksessa säilytetään potentiaalisen asiakkaan henkilötiedot.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Yhteystiedot kerätään julkisista lähteistä sekä rekisteröidyiltä itseltään tai tämän edustajalta tai Fourton Oy:n järjestämien tapahtumien yhteydessä.
9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi, kuten myös viranomaisten valvonnan alaisille yhteistyökumppaneille tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi. Muilta osiin tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella tai valtuutuksella.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja säilytetään EU:n ja ETA:n alueella. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n jäsenvaltioiden ulkopuolelle ainoastaan henkilötietolain sallimin perustein. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Fourton Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Fourton Oy käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Fourton Oy käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien turvallisten laitetilojen käyttö, palomuurit, salaustekniikat, asianmukainen kulunvalvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on lainsäädännön ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Yhteystiedot kohdassa 2. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen viimeistään 30 vrk kuluessa.
13. Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan tapaamalla rekisterinpitäjän edustajan, etätunnistamisen yhteydessä puhelimitse tai osoittamalla kirjallisen pyynnön rekisteriasioista vastaavalle henkilölle edellä mainitulla tavalla. Yhteystiedot kohdassa 2.
14. Oikeus pyytää tietojen poistamista, käytön rajoittamista, vastustaa tietojen käsittelyä ja tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa markkinointiin antamansa suostumus, rajoittaa tietojen käyttöä, vastustaa tietojen käsittelyä ja tulla unohdetuksi. Tietojen kirjallisen poistamispyynnön tai pyynnön rajoittaa tietojen käyttöä, vastustaa tietojen käyttöä tai tulla unohdetuksi voi koska tahansa esittää Fourton Oy:n rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhteystiedot kohdassa 2. Mikäli potentiaaliselle asiakkaalle on lähetty markkinointimateriaali, Fourtonin tulee säilyttää potentiaalisen asiakkaan henkilötiedot, mutta muutoin henkilötietojen käyttöä voidaan potentiaalisen asiakkaan pyynnöstä rajoittaa ja potentiaalisen asiakkaan pyyntöön tulla unohdetuksi voidaan suostua.
15. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo henkilötietojaan käsitellyn voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, 029 566 6700.
16. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Asiakkaan henkilötietoja ei käsitellä automaattisesti, minkä vuoksi asiakkaan pyyntöön tietojen siirtämiseksi ei ole mahdollista suostua.
16. Tietojen profilointi
Fourton Oy ei käytä tietoja automaattisen profilointiin tai päätöksentekoon.
Evästeet
Käytämme Internet-sivuillamme evästeitä (cookies). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän tietokoneelle Internet-sivuilla käydessä ja jotka mahdollistavat sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät. Fourton Oy:n Internet-sivuilla evästeitä käytetään palveluiden toteuttamiseksi ja käyttäjäystävällisyyden ja tehokkuuden lisäämiseksi sekä verkkosivujen kehittämiseksi. Käyttämällä Fourton Oy:n Internet-sivuja käyttäjä hyväksyy evästeiden käytön.
Evästeet voi ottaa pois käytöstä muuttamalla tietokoneen Internet-asetuksia. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden toiminnalle, joten Fourton Oy ei takaa kaikkien palveluiden toimivuutta, jos evästetoiminnallisuus on poistettu käytöstä.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehitämme jatkuvasti palveluitamme, joten voimme sen takia joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia käyttötarkoituksia henkilötiedoille tai niiden käsittelyyn, ilmoitamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen.