Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Fourton Oy (2722772-3)
Käyntiosoite: Tapiontori 1, Tapiolan Keskustorni 13.krs, 02100 Espoo
Postiosoite: PL 111, 02101 Espoo
09-4393 780, backoffice@fourton.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Fourton Oy/ Susanna Nevala Back office vastaava, prokuristi
PL 111, 02101 Espoo 09- 4393 7815

3. Rekisterin nimi

Fourton Oy:n asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot laissa, säännöksissä tai viranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja noudattamiseksi. Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus on asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen asiakasrekisteriä varten (laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä 503/2008, sijoitusrahastolaki 48/1999, sijoituspalvelulaki 747/2012), markkinointi- ja asiakasviestintä, asiakassuhteiden hoitaminen, yhteystietojen hallinta, riskienhallinta sekä lakiin perustuvien viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rahastoasiakkaat

Yksilöinti ja yhteystiedot: Asiakastunnus, nimi, osoite, asuinvaltiot, puhelinnumerot (faksinumero), sähköposti, syntymäpaikka, hetu/y-tunnus, kansalaisuudet, verotusmaat, verotunnukset, asiointikieli, tieto mahdollisesta asiamiehestä, juridinen muoto.

Asiointiin liittyvät tiedot: Pankkiyhteys- ja tilitiedot, merkintä- ja lunastuslomakkeet, lisätietolomakkeet, tunnistamisasiakirjatiedot, rahasto-osuuksien lukumäärä, osuuksien hankinta- ja markkina-arvo, tieto luovutetusta osuustodistuksesta, sektori- ja toimialakoodit, yhteydenpitoa asiakkaan kanssa koskevat tiedot sekä tietojen muutosloki, asiakkuuden alkamisajankohta.

Lakien ja viranomaismääräysten tarkoittamat asiakkaan tunnistamiseen, luokitteluun, soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot: Tiedot asiakkaan taloudellisesta asemasta ja varojen alkuperästä, varojen tosiasialliset edunsaajat, tiedot poliittisesta aktiivisuudesta.

Puhelutiedot: Fourton Oy:llä on toimeksiantojen dokumentoimiseksi velvollisuus tallentaa asiakkaan kanssa käytävät puhelut.

Omaisuudenhoitoasiakkaat

Yksilöinti ja yhteystiedot: Nimi, osoite, asuinvaltiot, puhelinnumerot (faksinumero), sähköposti, syntymäpaikka, hetu/y-tunnus, kansalaisuudet, verotusmaat, asiointikieli, tieto mahdollisesta asiamiehestä, juridinen muoto.

Asiointiin liittyvät tiedot: Pankkiyhteys- ja tilitiedot, yhteyshenkilö Fourtonissa, tiedot täyden valtakirjan omaisuudenhoitosopimuksen alaisesta omaisuudesta, sopimukset, valtakirjat, tunnistamisasiakirjatiedot, tiedot toimeksiannoista, tapahtumat ja tapaamiset, asiakkuuden alkamisajankohta.

Lakien ja viranomaismääräysten tarkoittamat asiakkaan tunnistamiseen, luokitteluun, soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot: Sijoittajatiedot (sijoituskokemus- ja tietämys, sijoitustavoitteet, riskinsietokyky ja riskiprofiili). Asiakkaan taloudellista asemaa koskevat tiedot ja tappionsietokyky (koulutus, ammatti, perhesuhteet, tavanomainen rahaliikenne, siirrettävien varojen alkuperä, varojen tosiasialliset edunsaajat).

Puhelutiedot: Fourton Oy:llä on toimeksiantojen dokumentoimiseksi velvollisuus tallentaa asiakkaan kanssa käytävät puhelut.

6. Tietojen säilyttämisaika

Rekisterin tietoja poistetaan, kun asiakkuus päättyy siltä osin kuin niitä lainsäädännöstä johtuen ei tarvitse tai saa säilyttää. Säilytettävien tietojen osalta säilytysajat vaihtelevat lainsäädännöstä riippuen. Esimerkiksi rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja petosten estämiseen liittyen säilytysaikavaatimus on vähintään viisi vuotta liikesuhteen päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen. Kirjanpitosäännökset voivat edellyttää tietojen säilyttämistä jopa kymmenen vuotta. Fourton on oikeutettu säilyttämään tietoja myös esim. riita-asioiden varalta.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan toimittama dokumentaatio (henkilökohtaisesti, valtuutettuna tai asemansa nojalla), Väestörekisterikeskus, Suomen Asiakastieto Oy ja Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (kaupparekisteritiedot).

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi, kuten myös viranomaisten valvonnan alaisille yhteistyökumppaneille tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi. Muilta osin tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella tai valtuutuksella.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja säilytetään EU:n ja ETA:n alueella. Tietoja voidaan siirtää jäsenvaltioiden ulkopuolelle ainoastaan henkilötietolain sallimin perustein. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Fourton Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:
– Aineiston säilytys lukitussa tilassa, johon pääsy rajoitettu.
– Säädetty salassapidettäväksi.

Sähköiset asiakkuustiedot:
– Säädetty salassapidettäväksi.
– Tiedot lukituissa tiloissa.
– Käytössä asianmukaiset tietoturvamenettelyt, suojattu palomuurein ja salasanoilla.
– Pääsy tietoihin rajoitettu käyttäjävaltuuksien ja käyttöoikeuksien perusteella. Tietoja voidaan tietosuojaselosteessa määrätyn tarkoituksen puitteissa siirtää Suomessa sijaitsevaan, Oy Andreas Ehnberg Consulting Ab:n ylläpitämään varmistuspalvelimeen, jossa noudatetaan asianmukaisia salaus- ja suojausmekanismeja.

11. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti, allekirjoitetulla lomakkeella tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Yhteystiedot kohdassa 2. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen viimeistään 30 vrk kuluessa.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan tapaamalla rekisterinpitäjän edustajan, etätunnistamisen yhteydessä puhelimitse tai kirjallisesti allekirjoitetulla pyynnöllä. Yhteystiedot kohdassa 2.

Rekisteröidyn vastuulla on ilmoittaa rekisterinpitäjälle muuttuneista yhteystiedoista ja yksilöintitiedoista Tietojen ajantasaisuus tarkistetaan tapaamisten ja toimeksiantojen yhteydessä.

13. Oikeus pyytää tietojen poistamista

Finanssisektorin lainsäädännön vuoksi Fourtonilla on monissa tapauksissa velvollisuus säilyttää henkilötietoja asiakassuhteen aikana ja sen jälkeen. Tällä perusteella Fourton ei lähtökohtaisesti voi suostua tietojen poistamispyyntöön. Tietoja voi pyytää poistamaan mikäli vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai mikäli tietojen käsittely on lainvastaista. Yhteystiedot kohdassa 2.

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröity voi antaa suostumuksensa suoramarkkinointiin sähköpostiin. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää postiosoitteellinen suoramarkkinointi. Markkinointisuostumus tai -kielto on mahdollista antaa joko sähköisesti, puhelimitse tai asiakaspalveluyhteydessä tai muutoin asiakkaan palvelutapahtuman yhteydessä. Rekisteröity saa kuitenkin aina asiakassuhteen hoitamiseksi ja palvelujen tuottamiseksi tarpeellista asiakasviestintää.

15. Tietojen siirto

Tietojen siirto koneellisessa muodossa koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panon perusteella. Fourton ei lähtökohtaisesti käsittele henkilötietoja automaattisesti, eikä henkilötietojen toimittaminen koneellisesti luettavassa muodossa ole näin ollen mahdollista.

16. Valitus viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli kokee Fourtonin loukanneen tietotuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan.

Evästeet

Käytämme Internet-sivuillamme evästeitä (cookies). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän tietokoneelle Internet-sivuilla käydessä ja jotka mahdollistavat sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät. Fourton Oy:n Internet-sivuilla evästeitä käytetään palveluiden toteuttamiseksi ja käyttäjäystävällisyyden ja tehokkuuden lisäämiseksi sekä verkkosivujen kehittämiseksi. Käyttämällä Fourton Oy:n Internet-sivuja käyttäjä hyväksyy evästeiden käytön.

Evästeet voi ottaa pois käytöstä muuttamalla tietokoneen Internet-asetuksia. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden toiminnalle, joten Fourton Oy ei takaa kaikkien palveluiden toimivuutta, jos evästetoiminnallisuus on poistettu käytöstä.

Ota yhteyttä ja kerromme mielellämme lisää sijoitusratkaisuistamme.